Tu asistente de voz inteligente para gestionar citas, pacientes y seguimientos — sin perder una llamada, sin trabajo manual.
En una clínica de fisioterapia o salud, cada llamada perdida puede suponer un paciente que no vuelve o un tratamiento que no se completa. NodeFlow actúa como tu recepcionista virtual, disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, respondiendo en castellano y euskera con naturalidad.
Más allá de atender llamadas, NodeFlow automatiza el ciclo completo del paciente: desde la primera cita hasta los seguimientos, los recordatorios y la recuperación de pacientes inactivos. Todo sin que tengas que hacer nada manualmente.
Esta guía te enseña a: configurar tu asistente de voz para fisioterapia, activar todas las automatizaciones relevantes para tu clínica, gestionar el portal de citas y resolver las dudas más comunes.
La configuración inicial se hace desde el portal web y tarda menos de 15 minutos. No necesitas conocimientos técnicos.
Ve a nodeflow.es/portal e inicia sesión con tu cuenta. Si es la primera vez, usa el enlace de activación que recibiste por email al registrarte.
En Configuración → Básico, elige el sector Salud / Fisioterapia, introduce el nombre de tu clínica, el número de teléfono que quieres usar y el idioma principal (castellano, euskera o ambos). El asistente recibirá automáticamente las instrucciones específicas para el sector sanitario.
En Configuración → Horarios establece cuándo está abierta la clínica. En Configuración → Servicios añade los tratamientos que ofreces (fisioterapia general, osteopatía, pilates terapéutico, electroterapia…) con su duración en minutos. El asistente usará estos datos para gestionar las reservas correctamente.
Para que las automatizaciones de cumpleaños y fechas críticas funcionen, asegúrate de tener en el perfil de cada paciente:
NodeFlow incluye un conjunto de automatizaciones diseñadas específicamente para clínicas de salud y fisioterapia. Puedes activar o desactivar cada una desde Automatizaciones en el portal.
El día anterior a la cita, tu paciente recibe un email de recordatorio con la fecha, hora, terapeuta y dirección de la clínica. Incluye un enlace para confirmar o cancelar sin necesidad de llamar.
Dos horas antes de la cita, un segundo recordatorio breve vía email para minimizar los olvidos de último momento y reducir los no-shows.
Si un paciente no ha tenido cita en los últimos 30 días, NodeFlow le envía un email empático: "¿Cómo te encuentras? Es hora de tu próxima sesión." El email incluye un enlace de reserva directa.
Si el paciente no reserva en los 3 días siguientes al primer email de rebooking, NodeFlow envía un segundo contacto con un tono diferente, recordándole los beneficios de continuar el tratamiento.
Si 30 minutos después de la hora de cita el estado sigue en "confirmada" (es decir, el paciente no apareció), NodeFlow envía automáticamente un email empático para reagendar sin generar fricción: "Vemos que no pudiste venir hoy, ¡no hay problema! Reserva tu nueva cita aquí."
NodeFlow recuerda la fecha de inicio de tratamiento de cada paciente y le envía un mensaje en el aniversario, reconociendo su progreso y sugiriendo una revisión o mantenimiento.
Si el paciente tiene una fecha de renovación de prescripción médica guardada, NodeFlow le avisa con 15 y 7 días de antelación para que no pierda su autorización de tratamiento.
La mañana del cumpleaños de cada paciente, NodeFlow envía automáticamente un email festivo y personalizado. Puedes incluir un mensaje especial o un descuento en la próxima sesión para reforzar la fidelización.
El período de 30 días es el valor por defecto para fisioterapia. Puedes ajustarlo en Automatizaciones → Rebooking → Editar período. Algunos ejemplos:
Accede desde cualquier dispositivo en nodeflow.es/portal. Está pensado para usarse desde el ordenador de recepción o desde el móvil entre cita y cita.
Vista general: llamadas hoy, citas esta semana, automatizaciones enviadas este mes. Métrica clave: tasa de no-shows y tasa de rebooking.
Historial completo de todas las llamadas atendidas por el asistente. Incluye transcripción, duración y si se reservó cita o no. Puedes escuchar la grabación.
Calendario de citas con vista día/semana/mes. Confirma, cancela o reagenda desde aquí. Filtra por terapeuta o por servicio.
Activa o pausa cualquier automatización. Consulta el historial de emails enviados, quién los abrió y quién reservó tras recibirlos.
Fichas de pacientes con historial de citas, emails enviados y recibidos, y fechas críticas configuradas. Añade notas internas.
Actualiza horarios, servicios, datos del asistente, textos de los emails automáticos y preferencias de idioma en cualquier momento.
Sí. En Configuración → Servicios puedes asignar cada servicio a uno o varios terapeutas y definir su disponibilidad horaria por separado. El asistente preguntará al paciente su preferencia y buscará disponibilidad en el terapeuta correcto.
El asistente responde 24/7. Fuera del horario de apertura, informa al paciente de los horarios disponibles y le ofrece reservar cita directamente sin necesidad de esperar a que abráis.
Sí. En Automatizaciones → Rebooking → Editar puedes modificar el asunto y el cuerpo del email. Recomendamos mantener el tono empático y personalizado que NodeFlow usa por defecto, pero puedes adaptarlo a la voz de tu clínica.
NodeFlow gestiona todos los envíos bajo consentimiento de tratamiento médico (base legal: interés legítimo / relación contractual). Todos los emails incluyen enlace de baja. Para garantizar el cumplimiento, asegúrate de que tu política de privacidad menciona el uso de comunicaciones automáticas de seguimiento.
Sí. En Automatizaciones puedes pausar todas las reglas de un clic, o configurar un período de vacaciones en Configuración → Horarios para que el asistente informe correctamente y no se envíen recordatorios de citas durante el cierre.
El equipo de NodeFlow está disponible para ayudarte a sacar el máximo partido a tu asistente. Aquí tienes todos los canales de contacto.
Consejo: Si tienes dudas durante la configuración inicial, escríbenos a hola@nodeflow.es con el asunto "Onboarding Fisioterapia". Te respondemos en menos de 24 horas laborables y podemos hacer una videollamada de configuración guiada sin coste adicional.