Tu asistente de voz inteligente para despachos de abogados, asesorías, notarías y consultoras — gestiona citas y plazos sin interrumpir tu trabajo.
En un despacho profesional, cada llamada mal gestionada puede suponer un cliente que pierde un plazo legal o que no recibe el asesoramiento que necesita a tiempo. NodeFlow actúa como tu recepcionista virtual especializado, disponible las 24 horas, respondiendo en castellano y euskera con el tono formal que tus clientes esperan.
Más allá de atender llamadas, NodeFlow controla los plazos legales y contractuales de cada cliente: te avisa —y les avisa a ellos— con la antelación suficiente para que nunca se pierda una fecha crítica. Desde la primera consulta hasta la renovación anual de contratos o pólizas, el ciclo completo queda cubierto.
Esta guía te enseña a: configurar tu asistente de voz para servicios profesionales, activar las automatizaciones de plazos y seguimiento, gestionar el portal y resolver las dudas más comunes de privacidad y cumplimiento normativo.
La configuración inicial se hace desde el portal web y tarda menos de 15 minutos. No necesitas conocimientos técnicos.
Ve a nodeflow.es/portal e inicia sesión con tu cuenta. Si es la primera vez, usa el enlace de activación que recibiste por email al registrarte.
En Configuración → Básico, elige el sector Servicios Profesionales (o el subsector más específico: Abogados, Asesoría, Notaría, Gestoría…), introduce el nombre del despacho, el número de teléfono y el idioma principal. El asistente recibirá automáticamente instrucciones de tono formal adaptadas al ámbito profesional.
En Configuración → Servicios añade los tipos de consulta que ofreces (consulta inicial, revisión de contrato, consulta tributaria, asesoramiento laboral…) con su duración. En Configuración → Horarios define cuándo acepta citas el asistente, diferenciando si quieres reservar solo consultas presenciales o también llamadas de seguimiento.
Para que las alertas de plazos y la reactivación funcionen correctamente, asegúrate de completar en la ficha de cada cliente:
NodeFlow incluye automatizaciones diseñadas para el flujo de trabajo de servicios profesionales. Puedes activar o desactivar cada una desde Automatizaciones en el portal.
El día anterior a cualquier consulta, reunión o audiencia registrada en el portal, el cliente recibe un email de confirmación con fecha, hora, profesional responsable y dirección. Incluye opción de confirmar o proponer nuevo horario.
Si un cliente no ha tenido ninguna consulta en los últimos 90 días, NodeFlow envía un email discreto para retomar el contacto: "Hace tiempo que no nos reunimos. Si necesitas revisar algún asunto, estaremos encantados de atenderte." Incluye enlace de reserva directa.
Si el cliente no responde al primer email de reactivación en 7 días, NodeFlow envía un segundo contacto más concreto, recordándole algún asunto pendiente o la posibilidad de una consulta de revisión rápida.
NodeFlow alerta al cliente con 30, 15 y 7 días de antelación ante cualquier plazo crítico registrado: vencimiento de recurso, plazo de presentación de documentación, caducidad de licencia, fecha de junta o audiencia. El email indica claramente el plazo y la acción requerida.
Para clientes con contratos de asesoramiento anual o pólizas de asistencia jurídica, NodeFlow envía una alerta de renovación con 30 y 15 días de antelación, facilitando la continuidad del servicio sin que el cliente tenga que recordarlo.
La mañana del cumpleaños del cliente, NodeFlow envía un mensaje de felicitación personalizado. Es un detalle sencillo que refuerza la relación con clientes habituales y consolida la fidelización a largo plazo sin necesidad de acción manual.
Nota sobre no-shows: En el contexto de servicios profesionales, NodeFlow no envía emails de recuperación por no-show por defecto, ya que puede resultar inapropiado en este ámbito. Si tu despacho lo considera necesario, puedes activarlo manualmente en Automatizaciones → Avanzado → No-show recovery.
Las fechas críticas se añaden en la ficha de cada cliente bajo la pestaña Fechas Críticas. Para cada fecha puedes definir:
Accede desde cualquier dispositivo en nodeflow.es/portal. Está diseñado para gestionarse desde el ordenador del despacho o desde el móvil entre reuniones.
Vista general: llamadas hoy, citas esta semana, plazos próximos en los próximos 30 días. Alerta visual cuando hay fechas críticas inminentes sin contacto registrado.
Historial completo de llamadas atendidas por el asistente. Incluye transcripción, duración y si se reservó consulta o no. Puedes escuchar la grabación y añadir notas internas.
Calendario de consultas y reuniones con vista día/semana/mes. Confirma, cancela o reagenda. Filtra por profesional responsable o tipo de servicio.
Activa o pausa cualquier automatización. Consulta el historial de emails enviados y confirma qué clientes han abierto los avisos de plazo.
Fichas de clientes con historial de consultas, emails enviados, fechas críticas registradas y notas internas confidenciales.
Actualiza horarios, tipos de servicio, datos del asistente, textos de emails y preferencias de tono formal en cualquier momento.
Sí. En Configuración → Servicios puedes asignar cada tipo de consulta a uno o varios profesionales del equipo y definir su disponibilidad por separado. El asistente preguntará si el cliente tiene preferencia y buscará disponibilidad en el profesional adecuado.
NodeFlow envía únicamente la información que tú defines en cada email. Los mensajes de plazo legal no incluyen datos del expediente ni del asunto. El sistema actúa como un recordatorio de gestión, no como un canal de comunicación privilegiada. Todos los emails incluyen enlace de baja. Recomendamos mencionar el uso de notificaciones automáticas en tu política de privacidad y en el contrato de prestación de servicios.
Actualmente las fechas se añaden individualmente en la ficha de cada cliente. Si necesitas importar un volumen alto de fechas, contáctanos en hola@nodeflow.es y estudiamos una importación por CSV adaptada a tu despacho.
Puedes actualizar la fecha en la ficha del cliente en cualquier momento. NodeFlow recalcula automáticamente las alertas pendientes y cancela los envíos ya programados que ya no correspondan.
Sí. En Automatizaciones puedes pausar todas las reglas con un clic, o configurar un período de cierre en Configuración → Horarios. El asistente informará a los clientes de la fecha de reapertura y los recordatorios de plazos se reanudarán automáticamente al volver.
El equipo de NodeFlow está disponible para ayudarte a configurar tu asistente y sacarle el máximo partido. Aquí tienes todos los canales de contacto.
Consejo: Si tienes dudas sobre cómo configurar las fechas críticas para tus expedientes, escríbenos a hola@nodeflow.es con el asunto "Onboarding Servicios Profesionales". Te respondemos en menos de 24 horas laborables y podemos hacer una videollamada de configuración guiada sin coste adicional.