Tu asistente de voz inteligente para talleres mecánicos y clínicas veterinarias — recuerda revisiones, ITV, vacunas y citas sin intervención manual.
Los talleres mecánicos y las clínicas veterinarias comparten un reto clave: sus clientes solo vienen cuando tienen un problema o cuando les toca, y es muy fácil que se olviden de las revisiones periódicas. NodeFlow actúa como tu asistente virtual proactivo, recordándoles los mantenimientos, vacunas e ITVs antes de que sea demasiado tarde.
Más allá de gestionar citas, NodeFlow se encarga del ciclo completo de fidelización: desde el recordatorio de la próxima revisión hasta el aviso de vencimiento del seguro o la vacuna anual de la mascota. Todo automatizado, sin trabajo manual por tu parte.
Esta guía te enseña a: configurar tu asistente de voz para talleres o veterinarias, activar todas las automatizaciones de mantenimiento y seguimiento, gestionar el portal y resolver las dudas más comunes del sector.
La configuración inicial se hace desde el portal web y tarda menos de 15 minutos. No necesitas conocimientos técnicos.
Ve a nodeflow.es/portal e inicia sesión con tu cuenta. Si es la primera vez, usa el enlace de activación que recibiste por email al registrarte.
En Configuración → Básico, elige el sector Taller Mecánico o Clínica Veterinaria según tu tipo de negocio, introduce el nombre del establecimiento, el número de teléfono y el idioma principal. El asistente recibirá las instrucciones específicas para tu sector: mantenimientos de vehículos o calendario de salud animal.
En Configuración → Servicios añade los servicios que ofreces. Para talleres: revisión general, cambio de aceite, frenos, ITV previa, neumáticos… Para veterinarias: consulta general, vacunación, desparasitación, cirugía, grooming… Define la duración de cada uno para que el calendario se gestione correctamente.
Para talleres mecánicos, registra en la ficha de cada vehículo:
Para clínicas veterinarias, registra en la ficha de cada mascota:
NodeFlow incluye dos conjuntos de automatizaciones, uno para talleres y otro para veterinarias. Puedes activar o desactivar cada una desde Automatizaciones en el portal.
El día anterior a la cita en el taller, el cliente recibe un email con fecha, hora y el trabajo a realizar. Incluye indicaciones de acceso y opción de confirmar o cancelar sin llamar.
Si 30 minutos tras la hora de cita el estado sigue sin cambiar a "en taller", NodeFlow envía un email para reagendar: "Vemos que no has podido traer el vehículo hoy. Sin problema, reserva tu nueva cita cuando te venga bien."
Basándose en la fecha de la última revisión, NodeFlow envía un recordatorio cuando toca la siguiente (por defecto: 365 días / 15.000 km). El email incluye un enlace de reserva directa. Puedes ajustar el período por tipo de servicio.
NodeFlow alerta al cliente con 30, 15 y 7 días de antelación antes de que venza la ITV de su vehículo. El email recuerda que tu taller ofrece revisión previa a ITV y facilita la reserva directa. Reduce el riesgo de que el cliente vaya directamente a la ITV sin pasar por el taller.
Con 30 y 15 días de antelación, NodeFlow recuerda al cliente el vencimiento de su seguro. Es un servicio de valor añadido que fideliza sin coste: el cliente te agradece el aviso y asocia tu taller con un servicio de confianza integral.
El día anterior a la visita veterinaria, el dueño de la mascota recibe un email con fecha, hora, nombre de la mascota y tipo de consulta. Incluye indicaciones de preparación si aplica (en ayunas para análisis, traer cartilla de vacunación…).
Si la mascota no aparece en la cita, NodeFlow envía un email empático para reagendar: "Parece que [nombre de mascota] no pudo venir hoy. ¡No hay problema! Reserva una nueva cita cuando te venga bien."
Basándose en la fecha de la última vacuna registrada, NodeFlow envía un recordatorio cuando toca la siguiente (por defecto: 365 días para vacunas anuales, configurable por tipo). El email nombra a la mascota y la vacuna concreta para mayor personalización.
Cada 6 meses (configurable), NodeFlow recuerda al dueño que toca la desparasitación interna y/o externa de la mascota. Es uno de los recordatorios con mayor tasa de respuesta positiva porque el dueño sabe que olvidarlo afecta directamente a su animal.
La mañana del cumpleaños de la mascota, NodeFlow envía un email festivo y personalizado al dueño. Es el detalle más valorado por los clientes de veterinarias: demuestra que la clínica conoce y quiere a su animal. Puedes incluir un mensaje especial o un descuento en la próxima visita.
Para mascotas con pasaporte europeo o documentación de viaje, NodeFlow alerta al dueño con 60 y 30 días de antelación cuando algún certificado o tratamiento obligatorio está próximo a vencer. Especialmente útil para clínicas con clientes que viajan frecuentemente con sus animales.
Los períodos por defecto son orientativos. Puedes personalizarlos en Automatizaciones → Mantenimiento → Editar:
Accede desde cualquier dispositivo en nodeflow.es/portal. Pensado para usarse desde el ordenador de recepción o desde el móvil entre intervenciones.
Vista general: citas hoy, mantenimientos vencidos esta semana, automatizaciones enviadas este mes. Alerta visual si hay ITVs o vacunas venciendo en los próximos 7 días sin cita reservada.
Historial completo de llamadas atendidas por el asistente. Transcripción, duración, si se reservó cita. Escucha la grabación y añade notas al expediente del vehículo o mascota.
Calendario con vista día/semana/mes. Confirma, cancela o reagenda. Filtra por técnico (taller) o veterinario, o por tipo de servicio.
Activa o pausa cada regla. Consulta el historial de emails enviados y cuántos clientes han reservado cita tras recibir un recordatorio de mantenimiento.
Fichas de vehículos y mascotas con historial de visitas, emails enviados y próximas fechas de mantenimiento. Añade notas técnicas internas.
Actualiza horarios, servicios, períodos de mantenimiento, datos del asistente y textos de emails en cualquier momento.
Sí. En Configuración → Servicios puedes añadir cualquier tipo de servicio, incluidos los que no son cita estrictamente (consulta rápida de presupuesto, entrega de recambio…). Para ventas sin cita previa, el asistente puede informar al cliente del producto y horario de recogida sin necesidad de reservar un tiempo específico.
Cada vehículo o mascota tiene su propio expediente con sus fechas de mantenimiento independientes. Un mismo cliente puede tener múltiples fichas y cada una genera sus propios recordatorios de forma autónoma. Los emails indican siempre el nombre/matrícula del vehículo o el nombre de la mascota para evitar confusiones.
Los recordatorios por kilómetros están disponibles en NodeFlow. Debes registrar los km en la ficha del vehículo tras cada visita. NodeFlow calculará el próximo mantenimiento basándose en el umbral de km que definas, enviando la alerta cuando estimes que el vehículo debería alcanzar ese kilómetro según el uso habitual.
NodeFlow gestiona los envíos bajo base legal de interés legítimo (relación de prestación de servicios). Todos los emails incluyen enlace de baja. Para garantizar el cumplimiento del RGPD, asegúrate de que tu política de privacidad menciona el envío de comunicaciones de seguimiento sanitario para las mascotas registradas.
Sí. En la ficha de cada expediente (vehículo o mascota) puedes pausar individualmente todos los recordatorios automáticos. Esto es útil, por ejemplo, si un cliente ha vendido el coche o si una mascota ha fallecido, sin afectar al resto de clientes.
El equipo de NodeFlow está disponible para ayudarte a configurar tu asistente y maximizar las visitas recurrentes de tu negocio. Aquí tienes todos los canales de contacto.
Consejo: Si tienes dudas durante la configuración de los recordatorios de mantenimiento o los períodos de vacunación, escríbenos a hola@nodeflow.es con el asunto "Onboarding Taller" o "Onboarding Veterinaria". Te respondemos en menos de 24 horas laborables y podemos hacer una videollamada de configuración guiada sin coste adicional.